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北大汇丰 | 吃掉那只青蛙:提高工作效率的21种方法

吃青蛙法则一:如果你每天早晨第一件事就是吃掉一只活青蛙,那么你会欣喜地发现,这一天没有什么比这更糟糕的事情了;

吃青蛙法则二:如果你必须吃掉两只青蛙,那就先吃那只长得丑的;

吃青蛙法则三:如果你必须吃掉一只活青蛙,就算你一直坐在那里盯着它也无济于事。


这是三条古老的谚语,也是《吃掉那只青蛙》书名的灵感来源。第一条谚语中的“活青蛙"代表了那些对个人而言最重要的任务,如果不积极采取行动,就可能因为它而耽误时间和机会。当然,完成这样的任务也会对你的个人生活产生很积极的影响;第二条谚语的含意在于,如果你面临两项重要的任务,那么应该先处理更重要的那一项。要养成说做就做的习惯,一旦开始就坚持到底,做完一项后再做另外一项;第三条谚语告诉我们,改善业绩、提高工作效率的关键在于,每天早上要做的第一件事情,就是对你来说最重要的那件事情,养成这样的习惯并终生保持。不假思索就“吃掉那只青蛙”,是帮助你早日实现人生目标的积极力量。



《吃掉那只青蛙》的作者博恩·崔西,年轻时成绩很差并且辍学,但他从事销售工作不到一年,就已成为一名顶尖的推销员。担任销售经理一年后,他升为一家业务遍及六个国家的贸易公司的副总裁,当时他只有25岁。至今,他从事过22份不同的工作,独立创业开办了几家公司;他获得了一所重点大学商业专业的学位,学会了法语、德语和西班牙语等多种语言;他从事专业的演讲、培训工作,为500多家公司提供咨询服务。而今,他每年都要到世界各地巡回演讲、举办各种研讨会,听众人数超过了30万。


他回顾自己的职业生涯,总结出了一条简单而朴实的道理:集中精力处理那些对自己最重要的事情,将其做彻底、做完美,这是获得成功、提高地位、赢得尊重、拥有幸福生活的关键所在。他根据自己的学习和实践,总结出了21条最重要也最有效的提高工作效率的方法,旨在帮助人们更快更好地发展自己的事业。本文将节选其中三段内容,以展示这本书的魅力所在。



01

应用80/20法则


80/20法则是时间管理和人生规划中最重要的概念之一。它是由意大利著名经济学家维尔弗雷德·帕累托发现的,1895年他首度发表了有关这一原则的论文。因此,这一法则也被称为“帕累托法则”,帕累托注意到。社会上的人似乎很自然地分为两大类,一类被他称为“举足轻重的少数人”,另外一类则是“无足轻重的多数人”。前者在金钱和地位方面声名显赫,约占总人数的20%;后者生活在社会底层,约占80%。


帕累托后来还发现,几乎所有的经济活动都受80/20法则的支配。根据这一法则,20%的努力产生80%的结果,20%的客户带来了80%的销售额,20%的产品或者服务创造了80%的利润,20%的工作能够体现80%的价值,等等。这意味着,如果你有10件工作要做,其中2件的价值比另外8件加起来还要大。


还有一个有趣的现象,虽然完成每项工作所需要的时间大致相同,但是,其中一两项工作的价值却是其他任何一项的5-10倍。


时间管理实际上是对人生的管理和规划,其实质就是控制事情的优先顺序,确定先做什么再做什么。


举足轻重的少数事情


通常情况下,在你所列的清单上,某项工作的价值会超过其他9项的总和。毫无疑问,这项工作就是你要首先吃掉的那只“青蛙”。


人们总是容易在一些事情的处理上拖拖拉拉,不幸的是,大多数人拖延不做的正是那最重要、最有价值的10%或20%的工作,也就是那些“举足轻重的少数事情”。相反,他们终日为80%毫无价值的事情而忙碌,为“无足轻重的多数事情"而奔波。


切忌重过程而轻结果


生活中随处可以看到这样的人,他们似乎终日奔波忙碌,实际上却毫无作为,自然也不会为人们所称道。原因就在于,他们总是忙于应付那些微不足道的、琐碎庸常的小事,却耽搁了对自己、对公司都可说是真正举足轻重的工作。


你每天要做的最有价值的工作,往往也是最困难、最复杂的。但是,一旦你有效地完成了这些工作,它们带给你的回报也将是十分惊人的。因此,如果你手边有20%重要的工作,就决不要先去做那80%微不足道的事情。


切记,无论你做出什么样的选择,久而久之,它都会成为一种根深蒂固的习惯。如果你的选择是先做那些没有价值的事情,那你很快就会养成这种习惯,尽管你并不想培养或者保持这样的习惯。


02

使用A B C D E法


在开始处理一项工作之前,你花费在制定计划、设定优先事件方面的精力越多,你所做的事情就越重要,工作进行起来也越顺利。你所从事的工作越重要、越有价值,你克服拖沓、全力投入该工作的动力就越强劲。

ABCDE法是一种极为有效的设置优先事件的方法,这种方法每天都可以使用。它虽然极为简单,却非常有效。依靠这种方法,你能成为所在领域内最能干、最高效的人。简单易行是这一方法的显著特点。现在让我们来了解它的主要内容:

先在纸上列出你第二天要做的所有事情,确保自己能够随时看到它们。然后,在开始采取行动之前,在每一项前面分别标上字母A、B、C、D、E。标有字母A的项目是非常重要的事情,你必须迅速地完成它;否则,后果就会十分严重。这样的事情包括:拜访一个主要客户,或者是为老板准备一份即将在董事会上使用的报告。这些事情就是办公室里的青蛙,想办法尽快吃掉它们。

如果这样的事情不止一项,那么,你应该分别用A-1、A-2、A-3这样的符号来区分它们。任务A-1是你要立刻吃掉的最大、最丑陋的那只青蛙。

标有字母B的项目是你应该做的事情,但是这些事情的后果并不十分严重。它们是你职业生涯中的蝌蚪。换言之,如果你不做这些事情,可能会让一些人不高兴,或者感觉到不方便,但是,它们的重要性无论如何赶不上A级的工作。这样的事情包括回一个不太重要的电话,或者浏览信箱里的电子邮件等等。

一个重要的原则是:只要你的A项目还没有最后完成,就决不要先去做B项目。也就是说,当你还有一只大青蛙要吃的时候,决不要先分心去吃一只小蝌蚪。


标有字母C的项目是做起来轻松愉快、地位却无足轻重的事情。这类事情有:给朋友打电话,和同事一起吃饭或者喝咖啡,以及在工作时间里处理一些私人的事情。这些事情对你的职业生涯不会产生多少积极的影响。

标有字母D的项目是可以委派给别人做的事情。原则是:你应该把所有别人可以做的事情交给他们去做,从而腾出时间来完成只有自己能做的、意义重大的工作。

标有字母E的项目是完全可以取消不做的事情,这些事情没有任何意义。比如,一件曾经对你挺重要、但是不久就会淹没在记忆里的事情。通常你会出于习惯或是因为喜欢而去做此类事情,尽管它真的没有价值。

使用这种ABCDE的规划方法之后,你的生活和工作都会变得有条不紊,你的才能和潜力将会在更大的程度上发挥出来。

集中精力把工作和生活中的“青蛙”找出来,然后按照从大到小的顺序将它们一一吃掉,不达目的决不放弃——一旦形成了这样的好习惯,你就会惊喜地发现,自己已经成了处理复杂工作的“高手”。



03

创造性拖延


创造性拖延是提高个人业绩最有效的技巧之一,它能够改变我们的生活。


事实上,谁都不可能做完所有“要做的事情”,有些工作必须向后推!比方说,那些个头较小、不太难看的青蛙,就可以推迟一段时间再吃。先去吃那些最大、最丑陋的青蛙。


业绩突出者和不佳者的区别,在很大程度上取决于他们在什么事情上拖延。既然无论如何都有一些事要拖延,那么,你现在就必须决定,哪些事情可以放一段时间再做。下定决心,对没有多少意义的工作,或者推迟做,或者委派、托付给其他人去做,或者干脆不做。不要为“蝌蚪”而分散精力,而应专注于自己要吃的青蛙。


这里有一点非常关键:在确定优先事件的同时,你还要确定非优先事件。前者是需要花费较多时间、尽快处理的事情,后者即使处理,也不用花费太多的时间。


在时间管理方面,最强有力的一个词语就是“不”!对那些浪费时间、浪费生命的事情,要学会说“不”!要经常使用这个词,而且说得越早越好。因为事实上,你没有多余的时间可以浪费,日程已经排满了。

所谓“创造性拖延”,就是在经过深思熟虑以后,确定哪些事情现在不用立即去做,如果这些事情不是非做不可的话。


你的任务就是:推迟对自己价值不高、意义不大的活动,从而腾出更多的时间来处理那些能使工作和生活焕然一新的事情。这就是我们所说的“创造性拖延”。


不断回顾自己从事的工作和承担的任务,确定哪些需要耗费大量时间,哪些可以放弃或暂时搁置,同时又不会给你带来什么真正的损失。你必须经常这么做,永不停息。


分析自己正在进行的工作,确定哪些事情可以交给其他人去做,哪些可以干脆不做,这样你就可以腾出更多的时间和精力,来处理那些真正重要的事情。现在就开始使用创造性拖延法。无论何时,无论何地,都要想想哪些事情是可以推迟处理的。这个决定本身就能改变你的生活。



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